Kdy se servisní protokol vyplňuje
Při každém zásahu na zařízení u zákazníka: pravidelný servis kotle, tepelného čerpadla nebo klimatizace, oprava poruchy, reklamace, instalace a uvedení do provozu nebo kontrola. Výrobci zařízení navíc často podmiňují prodlouženou záruku pravidelným servisem – a jediný důkaz, že proběhl, je protokol.
Co musí obsahovat servisní protokol
- Datum a čas zásahu – ne jen datum. U poruch rozhoduje reakční doba.
- Kdo zásah provedl – konkrétní technik, ne jen firma.
- Identifikaci zařízení – typ, výrobce, model a hlavně výrobní číslo. Ne „kotel ve sklepě“.
- Typ zásahu – servis, oprava, reklamace, instalace, revize.
- Zjištěný stav před zásahem – co technik našel, než začal pracovat.
- Provedené úkony a použitý materiál – podklad pro fakturu i pro další servis.
- Stav po zásahu a doporučení pro zákazníka.
- Podpis technika a zákazníka s datem.
Proč rozhodují fotky
Text v protokolu napsal váš technik, takže ho druhá strana může zpochybnit. Fotku s časovou značkou ne. Nejčastější spor v servisu není o tom, jestli jste přijeli, ale v jakém stavu zařízení bylo předtím – koroze, praskliny, zásah třetí strany. Tři fotky před zahájením práce vyřeší většinu takových sporů. Proto má vzor políčko pro počet fotek – aby bylo zřejmé, že fotodokumentace existuje.
Podpis na místě, ne za týden
Protokol podepsaný za týden v kanceláři má mnohem menší váhu. Zákazník už mezitím viděl výsledek, poradil se a vzpomněl si na výhrady. Nechte ho podepsat, dokud je technik ještě u zařízení – potvrzuje tím provedení prací a zároveň stav, ve kterém zařízení přebírá.
Jak vyplnit vzor
- Číslo protokolu, datum a čas příjezdu a odjezdu.
- Údaje zákazníka a zařízení – výrobní číslo opište ze štítku.
- Zaškrtněte typ zásahu a popište nahlášenou poruchu vlastními slovy zákazníka.
- Zjištěný stav a provedené úkony pište konkrétně: co bylo špatně, co jste vyměnili, jaké hodnoty jste naměřili.
- Materiál a náhradní díly s množstvím, odpracované hodiny a kilometry – z toho vystavíte fakturu.
- Stav po zásahu, doporučení a podpisy obou stran.
Servisní protokol v MATODOMu
Technik vyplní protokol v telefonu podle šablony pro daný typ práce – pole a texty jsou připravené, doplňuje jen to, co je specifické. Fotky přidá z fotoaparátu, zákazník podepíše prstem a PDF s vaším logem odejde e-mailem automaticky. Protokol zůstane u zakázky i u zařízení, takže při dalším servisu vidíte celou historii zásahů. Více v modulu protokolů.
Časté otázky
Je servisní protokol povinný?
Obecně ho zákon nepředepisuje, ale při reklamaci, záručním servisu nebo sporu o úhradu je to váš hlavní důkaz. Výrobci zařízení ho při záručním servisu často vyžadují a u některých zařízení je pravidelný servis podmínkou záruky.
Jaký je rozdíl mezi servisním protokolem a revizní zprávou?
Revizní zprávu vystavuje revizní technik s příslušným oprávněním podle předpisů pro dané zařízení (například elektro, plyn, tlaková zařízení). Servisní protokol je záznam o běžném servisu nebo opravě a takové oprávnění nevyžaduje.
Kolik let je potřeba servisní protokoly uchovávat?
Minimálně po dobu záruky zařízení, ideálně po celou dobu jeho životnosti. Pokud je protokol podkladem k faktuře, platí i lhůty pro uchovávání účetních dokladů.
Musí zákazník protokol podepsat?
Nemusí, ale bez podpisu je jeho důkazní hodnota výrazně nižší. Pokud zákazník odmítne podepsat, zapište to do protokolu a přiložte fotky.
Můžu si vzor upravit pro svá zařízení?
Ano. Word a Excel jsou plně upravitelné – doplňte logo, kontrolní body pro vaše zařízení (tlaky, teploty, měření) a uložte si vlastní šablonu.
