Co musí obsahovat kniha jízd
- Vozidlo – typ a registrační značku.
- Řidiče a období, kdy měl vozidlo přidělené.
- Datum jízdy.
- Místo začátku a cíle jízdy.
- Účel jízdy – ideálně konkrétní zakázka nebo zákazník.
- Stav tachometru na začátku a na konci a počet kilometrů.
- Soukromé jízdy označené zvlášť, ne vynechané.
Proč zpětné dopisování neobstojí
Kniha jízd napsaná najednou za tři měsíce má typické stopy: kilometry vycházejí na kulatá čísla, trasy se opakují ve stejném pořadí a stav tachometru roste rovnoměrně, jako by se jezdilo každý den stejně. Hlavně ale nemáte podklad – nevíte, jestli jste 14. března byli v Brně nebo v Olomouci, a odhad se nedá obhájit. Zapisujte proto jízdy ve stejný den.
Paušál nebo kniha jízd
Místo vedení knihy jízd si podnikatel může za určitých podmínek uplatnit paušální výdaj na dopravu. Firmě, která autem reálně najezdí desítky tisíc kilometrů na zakázkách, se ale často vyplatí řádná evidence. Který režim je pro vás výhodnější, si ověřte s účetní. Podrobně v článku Kniha jízd: co musí obsahovat, aby obstála při kontrole.
Jak vyplnit Excel vzor
- Jeden list = jedno vozidlo a jeden měsíc. Doplňte vozidlo, období a řidiče.
- Každou jízdu zapište v den, kdy se jelo: datum, odkud, kam a účel.
- Stav tachometru na začátku jízdy se musí rovnat stavu na konci předchozí.
- Soukromé jízdy označte ve sloupci Soukromá.
- Na konci měsíce doplňte součty a tankování a nechte knihu schválit.
Kniha jízd v MATODOMu
Nejvěrohodnější kniha jízd je ta, která vzniká z toho, co se stejně eviduje. V MATODOMu se jízdy tvoří z výjezdů a uzavřených tras – řidič ráno vidí zastávky v telefonu, odškrtává je během dne a večer z trasy vznikne záznam. Ke každému vozidlu máte řidiče, stavy tachometru, spotřebu i náklady a účetní je předáte exportem.
Časté otázky
Kdo musí vést knihu jízd?
Podnikatel, který si uplatňuje skutečné výdaje na služební vozidlo. Při uplatnění paušálního výdaje na dopravu se kniha jízd za podmínek zákona vést nemusí. Při pochybnostech se poraďte s účetní.
Musí být kniha jízd v elektronické podobě?
Ne, důležitý je obsah a to, že sedí s ostatními doklady. Elektronická forma se snáz vede průběžně a hůř se v ní dělají chyby.
Jak zapisovat soukromé jízdy?
Zapište je stejně jako služební a označte jako soukromé. Vynechané jízdy způsobí, že stav tachometru nebude navazovat.
Jak dlouho je potřeba knihu jízd uchovávat?
Stejně jako ostatní podklady k daňovým výdajům – přesnou lhůtu si ověřte s účetní.
Můžu si vzor upravit?
Ano. Excel i Word jsou plně upravitelné – doplňte vozidla, řidiče a vlastní sloupce.
