Kniha jízd je jeden z těch dokladů, které se ve firmě dělají na poslední chvíli — obvykle v neděli večer před podáním přiznání. Právě proto bývá první, na kterou se při kontrole někdo podívá.
Co v knize jízd musí být
U každé jízdy potřebujete datum, účel cesty, místo začátku a cíle, počet ujetých kilometrů a stav tachometru. K vozidlu pak registrační značku, období používání a kdo ho v danou dobu měl přidělené. Nic z toho není složité — problém je, že se to musí zapsat v den, kdy se jelo.
Proč zpětné dopisování neobstojí
Kniha jízd napsaná najednou za tři měsíce má typicky tři stopy, kterých si kontrolor všimne. Kilometry sedí až příliš přesně — skutečné jízdy nikdy nevycházejí na kulatá čísla. Trasy se opakují ve stejném pořadí, přestože ve skutečnosti se pořadí zastávek mění podle toho, jak volají zákazníci. A stav tachometru roste lineárně, jako by se každý den jezdilo stejně.
Druhý problém je věcný: když knihu jízd dopisujete zpětně, nemáte podklad. Nevíte, jestli jste 14. března byli v Brně, nebo v Olomouci, a tak to odhadnete. Odhad se obhájit nedá.
Jak to vyřešit bez práce navíc
Jediný způsob, jak mít knihu jízd věrohodnou a zároveň se jí nevěnovat, je nechat ji vznikat z toho, co se stejně eviduje. Pokud máte v systému naplánované výjezdy s adresami, jízda z nich vznikne sama — datum, cíl i účel už jsou zapsané.
V MATODOMu to funguje tak, že se kniha jízd plní z výjezdů a z uzavřených tras. Řidič ráno vidí zastávky v telefonu, během dne je odškrtává a večer se z trasy stane záznam. Nikdo nic nedopisuje.
Na co si dát pozor u více řidičů
Když se v jednom autě střídá víc lidí, kniha jízd se rozsype nejrychleji. Potřebujete evidovat období, kdy měl vozidlo přidělené kdo — jinak se nedá určit, kdo kterou jízdu vykonal. Totéž platí pro soukromé jízdy: musí být oddělené, ne vynechané.
Soukromé jízdy a paušál
Pokud uplatňujete výdaje na auto paušálem, podrobnou knihu jízd v plném rozsahu obvykle vést nemusíte. Má to ale háček — paušál nahrazuje skutečné náklady na auto včetně PHM, a to se nevyplatí firmě, která autem reálně najezdí desítky tisíc kilometrů na zakázkách. Při vysokém nájezdu bývá výhodnější řádná evidence, jen je potřeba ji vést tak, aby nestála hodiny.
Co z toho vyplývá
Kniha jízd není problém pravidel, ale sběru údajů. Dokud se jízdy zapisují ručně a zpětně, bude to vždy nepřesné a vždy na poslední chvíli. Když vznikají z plánovaných výjezdů, přestane to být téma — a při kontrole máte podklad, který sedí s fakturami i se zakázkami.