Kdy se zakázkový list používá
- Servis a opravy – zařízení, které zákazník přinese, nebo výjezd k němu.
- Menší montáže, které nemají smlouvu o dílo, ale je potřeba mít dohodnutý rozsah a cenu.
- Vícepráce na existující zakázce – aby bylo jasné, kdo je objednal.
Co musí obsahovat zakázkový list
- Číslo zakázky, datum přijetí a požadovaný termín.
- Zákazníka – jméno nebo firmu, adresu a kontakt.
- Předmět zakázky – zařízení s výrobním číslem nebo objekt.
- Požadavek zákazníka jeho vlastními slovy.
- Dohodnuté podmínky – odhad ceny, limit, do kterého můžete pracovat bez dalšího souhlasu, a zálohu.
- Provedené práce, hodiny a materiál.
- Podpisy při přijetí i při ukončení zakázky.
Limit ceny chrání obě strany
Nejčastější spor v servisu: zákazník čekal opravu za dva tisíce, faktura je na šest. Řešení je jedno políčko – limit bez dalšího souhlasu. Pokud se při práci ukáže, že oprava bude dražší, technik zavolá a domluví se. Zákazník není překvapený a vy máte podepsané, co bylo dohodnuto.
Jeden papír od přijetí po fakturu
Zakázkový list putuje s prací: přijme ho kancelář, technik doplní, co udělal, a podle vyplněného listu se vystaví faktura. Když se ztratí nebo se nedopíše materiál, peníze zůstanou na stole. Proto je důležité, aby každý list měl číslo a v kanceláři bylo vidět, které zakázky jsou otevřené.
Jak vyplnit vzor
- Při přijetí doplňte číslo, datum, termín, zákazníka a předmět zakázky.
- Požadavek zapište tak, jak ho řekl zákazník.
- Dohodněte odhad ceny a limit a nechte zákazníka podepsat.
- Technik doplní provedené práce, hodiny a materiál.
- Při ukončení zaškrtněte stav a zákazník potvrdí převzetí.
Zakázky v MATODOMu
V MATODOMu je zakázkový list digitální zakázka: kancelář ji založí, technik ji vidí v telefonu v plánu dne, zapíše práci, materiál a fotky a zákazník podepíše na místě. Kancelář hned vidí, co je hotové, a fakturu vystaví ze zakázky jedním kliknutím. Žádný papír se neztratí v autě.
Časté otázky
Jaký je rozdíl mezi zakázkovým listem a servisním protokolem?
Zakázkový list pokrývá celou zakázku od objednávky po ukončení včetně podmínek a ceny. Servisní protokol je záznam o konkrétním zásahu na zařízení. U jednoduchého servisu je firmy často spojují do jednoho dokumentu.
Musí zákazník zakázkový list podepsat?
Doporučujeme dvakrát: při přijetí (souhlas s podmínkami a limitem ceny) a při ukončení (převzetí práce). Bez podpisu se dohodnutý limit těžko prokazuje.
Je zakázkový list daňový doklad?
Ne. Je to podklad pro fakturu nebo pokladní doklad, který se vystavuje samostatně.
Co když se při opravě ukáže, že bude dražší?
Zastavte práci při dohodnutém limitu, kontaktujte zákazníka a nový souhlas si zapište na zakázkový list s datem a časem hovoru.
Můžu si vzor upravit?
Ano. Word i Excel jsou plně upravitelné – doplňte logo, obchodní podmínky na zadní stranu a uložte si šablonu.
