Když firmě na konci roku chybí materiál za desítky tisíc korun, první myšlenka bývá krádež. V drtivé většině případů je příčina nudnější — nikdo nezapsal, kam to šlo.
Tři místa, kde ztráty vznikají
1. Výdej bez záznamu
Technik si ráno naloží, co potřebuje, a nikdo to nikam nezapíše. Materiál fyzicky opustil sklad, ale v evidenci tam pořád je. Rozdíl se objeví při inventuře — to už nikdo neví, na kterou zakázku to šlo.
2. Zbytky, které se nevrátí
Ze zakázky zůstane půl balíku. Skončí v autě, potom v garáži, a za měsíc ho nikdo nenajde. Formálně je to pořád majetek firmy, prakticky je to ztráta.
3. Materiál z jedné zakázky použitý na jiné
Nejzákeřnější, protože materiál nezmizel — jen se účtoval na špatnou zakázku. Jedna vypadá zisková, druhá ztrátová a obě jsou špatně. Bez vazby výdeje na zakázku se to nedá odhalit.
Co pomáhá a co ne
Nepomáhá přísnější kontrola ani papírové výdejky — ty se nevyplňují, protože to trvá déle než samotný výdej. Pomáhá, když je zaevidování rychlejší než obejití systému.
Prakticky to znamená výdej z mobilu: technik naskenuje kód položky, zadá množství a vybere zakázku. Trvá to patnáct sekund. V MATODOMu to řeší sklad se čtečkou kódů a výdej se rovnou promítne do nákladů zakázky.
Skladová místa mění inventuru
Když má položka své místo — regál, police, konkrétní auto — inventura přestane být hledáním. Skladová místa mají největší smysl právě u firem, které mají část zásob v dodávkách.
A nářadí zvlášť
Nářadí není materiál a nemá se evidovat stejně. Potřebujete vědět, kdo ho má právě teď, ne kolik ho je na skladě. Proto má nářadí vlastní registr s držitelem a historií předání — a při odchodu zaměstnance přesně víte, co má vrátit.
Co si odnést
Ztráty materiálu jsou téměř vždy problémem rychlosti evidence, ne poctivosti lidí. Dokud je zapsání výdeje pomalejší než jeho obejití, budou se obcházet.