Nejčastější obava při změně systému není cena ani zaučení. Je to strach, že firma přijde o historii — faktury, zákazníky, roky záznamů. Oprávněná obava, ale řešitelná. Tady je, co se přenést dá a kde bývají problémy.
Dvě cesty, kterými se data přenášejí
Přes API
Pokud má váš systém rozhraní, je to nejlepší cesta. Pomocí přístupového klíče se z něj postupně stáhnou zákazníci, faktury, ceník i doklady. Výhodou je, že se nic nepřepisuje ručně, takže nevzniknou překlepy. Důležité: původní systém se tím nijak nemění a data v něm zůstávají — stahování je pouze čtení.
Přes export
Když rozhraní není nebo je dostupné jen ve vyšším tarifu, jde se přes export do souboru. Je to o něco pracnější a víc se kontroluje, ale výsledek bývá stejný. U některých systémů se vyplatí na jeden měsíc zvýšit předplatné, zpřístupnit rozhraní, stáhnout data a předplatné zase snížit — vyjde to levněji než ruční doplňování.
Co se přenese téměř vždy
- Zákazníci a kontakty včetně fakturačních údajů
- Vystavené faktury s položkami
- Ceník a skladové položky
- Cenové nabídky a dodací listy
- Přijaté faktury a náklady
Kde to obvykle vázne
Tohle je část, kterou vám dodavatelé dopředu neřeknou, i když se opakuje téměř při každé migraci.
- Úhrady. Velmi časté. Rozhraní vrátí faktury, ale ne informaci, zda jsou zaplacené. Po importu pak celá historie svítí jako nezaplacená a firma se lekne. Řeší se to dotahováním stavů zvlášť — je potřeba s tím počítat a nenechat se vyděsit prvním pohledem na nástěnku.
- Text nad položkami faktury. Mnoho systémů má nad položkami volný popis a firmy si do něj píšou důležité věci — registrační značku vozidla, jméno technika, číslo objednávky. Při přenosu se to často ztratí do poznámky. Pokud podle toho dohledáváte historii, je potřeba na to upozornit předem.
- Číselné řady. Nové faktury musí navázat na poslední číslo, jinak vznikne v účetnictví zmatek. Nastavuje se to jednou, ale zapomenout se na to nesmí.
- Více firem, více přístupů. Pokud podnikáte přes několik společností, každá má vlastní přístup do původního systému. Migrace se dělá pro každou zvlášť.
- Přílohy a fotky. Dokumenty připojené k zakázkám rozhraní často nevracejí vůbec. Většinou se přenášejí jen ty z posledního období.
Jak to probíhá v praxi
- Přístup. Společný hovor se sdílenou obrazovkou, kde si ve starém systému vygenerujete klíč. Trvá to pár minut.
- Zkušební import. Data se natáhnou a vy je projdete. Cílem je najít, co chybí — ne schválit, že je všechno dokonalé.
- Dotahování. Doplní se to, co rozhraní nedalo. Tady padne většina času.
- Kontrola a start. Porovnají se počty a částky, nastaví se číselné řady a určí se den, od kterého se fakturuje už jen v novém systému.
Jedna věc, kterou si vyžádejte předem
Ať vám dodavatel potvrdí, jak se data dostanou ven, kdybyste jednou odcházeli. Export do běžného formátu by měl být samozřejmost. Firma, která na to neumí odpovědět, vám nedává systém — dává vám klec.