Firma, která zjišťuje stav úhrad jednou měsíčně při uzávěrce, se o problému dozví v průměru o pět týdnů později, než mohla.
Proč je zpoždění takový problém
Šance na úhradu klesá s časem velmi rychle. Faktura týden po splatnosti se řeší telefonátem. Faktura tři měsíce po splatnosti se už řeší právníkem a obvykle s ústupkem. Rozdíl mezi těmi dvěma situacemi není v tvrdosti vymáhání, ale v tom, kdy jste si toho všimli.
Proč si toho firmy nevšimnou včas
Ne proto, že by je to nezajímalo. Zjistit stav úhrad znamená otevřít banku, otevřít fakturační program a ručně porovnat dva seznamy. Je to práce na půl dne, a proto se dělá jednou měsíčně. Mezitím firma neví nic.
Párování s bankou je základ
Když se bankovní pohyby párují s fakturami automaticky, stav úhrad je otázka jednoho pohledu. V MATODOMu to řeší modul Banka — pohyby se načtou, spárují s vystavenými fakturami a vidíte, co je uhrazené, co částečně a co vůbec. Nikdo neodškrtává výpis.
Upomínky, které nemusí nikdo posílat
Druhý krok je nenechat upomínání na náladě. Automatická připomínka tři dny po splatnosti vyřeší velkou část případů — obvykle nejde o neochotu, ale o zapomenutou fakturu ve schránce. Teprve když nezabere ani druhá připomínka, má smysl volat.
V systému se to nastavuje jako automatizace: když je faktura X dní po splatnosti a není uhrazená, odejde e-mail. Nikdo na to nemusí myslet.
Prevence je levnější: zálohy
U zakázek, kde nakupujete drahý materiál, je nejúčinnější obranou zálohová faktura. Nefinancujete cizí zakázku z vlastního a zároveň si ověříte, jestli je zákazník platebně schopný, dřív než utratíte peníze.
Co si z toho odnést
Neuhrazené faktury nejsou problém vymáhání, ale viditelnosti. Když stav úhrad vidíte denně a první připomínka odchází sama, většina pohledávek se vyřeší dřív, než se z nich stane téma. Zbytek pak uvidíte i v cashflow dost brzy na to, abyste podle toho naplánovali nákupy.